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傳真機(jī)的工作原理很簡(jiǎn)單，即先掃描即將需要發(fā)送的文件并轉(zhuǎn)化為一系列黑白點(diǎn)信息，該信息再轉(zhuǎn)化為聲頻信號(hào)并通過傳統(tǒng)電話線進(jìn)行傳送。接收方的傳真機(jī)"聽到"信號(hào)后，會(huì)將相應(yīng)的點(diǎn)信息打印出來，這樣，接收方就會(huì)收到一份原發(fā)送文件的復(fù)印件。但是這種傳真機(jī)在接收到信號(hào)后的打印方式是不同的，他們的工作原理的區(qū)別也基本上在這些方面。
傳真的作用：1）由于傳真件不可被更改，所以被廣泛用于正式的商業(yè)往來文件（由于是需要簽字蓋章的商函）當(dāng)中，而電話做為口頭的約定，是不具有法律效力的；2）傳真可以傳輸圖片、圖形，設(shè)計(jì)草案，甚至顏色，而電話僅僅是口頭描述，可能不能把事情描述清楚；3）傳真普及地域更廣，有電話線的地方即可收發(fā)傳真；4)保密性好，由于電話線傳輸，是不容易被竊取的（而電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)傳輸過程中是很容易被竊取的），所以適用對(duì)安全要求較高的文件；5）對(duì)于不會(huì)使用電腦的人而言，傳真更易使用。
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